Kontakte: zentrales Telefonbuch anlegen und verwalten

Hinzufügen und Verwalten von Firmen-Telefonbüchern

Dieses Thema beschreibt, wie Sie Firmen-Telefonbücher im Pier4Voice PBX-System hinzufügen, bearbeiten und löschen.

Hintergrundinformationen

Die Pier4Voice Telefonbuchfunktion ermöglicht es Ihnen, Telefonbücher zu erstellen, um Firmenkontakte organisiert zu gruppieren und eine robuste Kontrolle über den Benutzerzugriff auf jedes Telefonbuch zu implementieren.

Die Pier4Voice P-Series Cloud Edition unterstützt zwei Arten von Telefonbüchern:

• PBX-native Firmen-Telefonbücher: Die Telefonbücher, die Firmenkontakte speichern, die über das PBX-Webportal und Linkus UC Clients hinzugefügt wurden. Diese können Sie manuell erstellen.

• Firmen-Telefonbücher von Drittanbietern: Die Telefonbücher, die Firmenkontakte speichern, die aus der Integration von Drittanbietersystemen synchronisiert wurden. Wenn Sie die Synchronisierung von Kontakten aus dem integrierten System planen, werden alle synchronisierten Kontakte in einem Telefonbuch mit einer eindeutigen Kennung gruppiert. Dieses Telefonbuch kann nicht geändert oder gelöscht werden, es sei denn, Sie trennen die Integration.

1. Hinzufügen eines Firmen-Telefonbuchs

1. Melden Sie sich beim Webportal der PBX an.

2. Gehen Sie zu Kontakte > Telefonbücher.

3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

4. Geben Sie im Feld Telefonbuchname einen Namen ein, der Ihnen bei der Identifizierung hilft.

5. Wählen Sie im Abschnitt Mitglieder die gewünschten Firmenkontakte aus:

   • Definieren eines "Alle Kontakte"-Telefonbuchs:

     • Wählen Sie in der Dropdown-Liste Kontakte auswählen (Select Contacts) die Option Alle Firmenkontakte aus.

     • Hinweis: Jedes Mal, wenn Sie einen Firmenkontakt hinzufügen, wird dieser Kontakt automatisch zu diesem Telefonbuch hinzugefügt.

   • Gruppierung spezifischer Kontakte in einem Telefonbuch:

     • Wählen Sie in der Dropdown-Liste Kontakte auswählen die Option Spezifische Firmenkontakte aus.

     • Klicken Sie auf Hinzufügen, um die gewünschten Firmenkontakte auszuwählen.

     • Klicken Sie auf Bestätigen.

6. Klicken Sie auf Speichern.

2. Bearbeiten eines Firmen-Telefonbuchs

1. Melden Sie sich beim Webportal der PBX an.

2. Gehen Sie zu Kontakte > Telefonbücher.

3. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol (Stift-Icon) neben dem gewünschten Telefonbuch.

4. Bearbeiten Sie den Telefonbuchnamen, fügen Sie Firmenkontakte hinzu oder löschen Sie sie aus dem Telefonbuch, je nach Bedarf.

5. Klicken Sie auf Speichern.

Ergebnis: Änderungen am Telefonbuch werden mit den Linkus Clients der Benutzer synchronisiert.

3. Löschen von Firmen-Telefonbüchern

1. Melden Sie sich beim Webportal der PBX an.

2. Gehen Sie zu Kontakte > Telefonbücher.

3. Um ein einzelnes Telefonbuch zu löschen:

   • Wählen Sie das gewünschte Telefonbuch aus, klicken Sie auf das Löschsymbol (oft ein Papierkorb-Icon) und dann auf OK.

4. Um Telefonbücher in Masse zu löschen:

   • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der gewünschten Telefonbücher.

   • Klicken Sie auf Löschen und dann auf OK.

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Export und Import von Firmenkontakten

Die auf dem Pier4Voice PBX-System konfigurierten Firmenkontakte können exportiert und als Vorlage gespeichert werden. Sie können die gewünschten Kontakte in die exportierte Datei einfügen und die Datei erneut in die PBX importieren. Dieses Thema beschreibt, wie Sie Firmenkontakte exportieren und importieren.

1. Export von Firmenkontakten

Sie können alle Firmenkontakte in eine CSV-Datei exportieren und diese Datei dann ergänzen, Einträge entfernen oder Änderungen vornehmen.

Vorgehensweise

1. Melden Sie sich beim Webportal der PBX an.

2. Gehen Sie zu Kontakte > Firmenkontakte

3. Klicken Sie auf Exportieren.

Ergebnis: Eine CSV-Datei wird auf Ihrem Computer gespeichert.

2. Import von Firmenkontakten

Es wird empfohlen, die Daten der Firmenkontakte zuerst in eine CSV-Datei zu exportieren und diese Datei als Vorlage zu verwenden. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und Aufwand.

Voraussetzungen

Anforderungen an eine zu importierende Datei:

• Format: UTF-8.CSV

• Größe: Kleiner als 300 MB

• Dateiname: Weniger als 127 Zeichen

• Importparameter: Stellen Sie sicher, dass die Importparameter die Anforderungen erfüllen (siehe entsprechende Dokumentation zu den Firmenkontakt-Parametern).

Vorgehensweise

1. Melden Sie sich beim Webportal der PBX an.

2. Gehen Sie zu Kontakte > Firmenkontakte.

3. Klicken Sie auf Importieren.

4. Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf Durchsuchen und wählen Sie Ihre CSV-Datei aus.

5. Klicken Sie auf Importieren.

Ergebnis: Die Firmenkontakte aus der CSV-Datei werden in der Kontaktliste angezeigt.