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Anruffunktionen:  Voicemail-Nachrichten - senden und empfangen

Anrufe an die Voicemail weiterleiten (Forward Calls to Voicemail)

Verpassen Sie keine potenziellen Kunden mehr, indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, Sprachnachrichten zu hinterlassen. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie verschiedene Anrufarten an die Voicemail weiterleiten.

Hintergrundinformationen

Ein wachsendes Unternehmen kann es sich nicht leisten, eingehende Anrufe zu verpassen. Ein verpasster Anruf kann Ihre Kunden ungeduldig machen. Die automatische Weiterleitung von Anrufen an die Voicemail hilft Ihnen, mit Kunden in Verbindung zu bleiben und den Service zu verbessern.

In den folgenden Szenarien können Sie ein Voicemail-Ziel in Betracht ziehen, das dem System hilft, Anrufe an die Voicemail weiterzuleiten:

  • Anrufe von Nebenstellennutzern an die Voicemail weiterleiten: Der Nebenstellennutzer ist nicht verfügbar, um einen Anruf entgegenzunehmen.

  • Ausweichziel (Failover Destination) für eine Rufgruppe oder Warteschlange auf Voicemail setzen: Es sind keine Mitglieder oder Agenten verfügbar, um einen Anruf entgegenzunehmen, oder der Anruf überschreitet die Zeitüberschreitung (Timeout).

  • Benutzern erlauben, Voicemail-Nachrichten über IVR zu hinterlassen: Bieten Sie Kunden die Option, eine Voicemail-Nachricht zu hinterlassen. Wenn Kunden die Informationen nicht über die IVR erhalten können, können sie eine Nachricht hinterlassen.

  • Eingehende Anrufe an die Voicemail weiterleiten: Sofortiger Telefonsupport ist nicht erforderlich (z. B. außerhalb der Geschäftszeiten).

Anrufe von Nebenstellennutzern an die Voicemail weiterleiten

Sie können Rufweiterleitungsregeln für jeden Präsenzstatus nach Bedarf der Benutzer festlegen. Das System leitet die Anrufe der Nebenstellennutzer gemäß dem Präsenzstatus an die Voicemail weiter.

  1. Melden Sie sich im Webportal der PBX an, gehen Sie zu Extension and Trunk > Extension (Nebenstelle und Amtsleitung > Nebenstelle) und bearbeiten Sie die gewünschte Nebenstelle.

  2. Klicken Sie auf den Tab Presence (Präsenz), wählen Sie einen Präsenzstatus zur Konfiguration aus.

  3. Konfigurieren Sie im Abschnitt Call Forwarding (Rufweiterleitung) die Rufweiterleitungsregeln für interne Anrufe (eingehende Anrufe von Kollegen) und externe Anrufe (eingehende Anrufe von Kunden).

    a. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen einer Weiterleitungsbedingung.

    b. Wählen Sie ein entsprechendes Ziel für die Weiterleitungsbedingung auf eine der folgenden Optionen:

    * Voicemail: Leitet Anrufe an die Voicemail-Box der Nebenstelle weiter.

    * Group Voicemail (Gruppen-Voicemail): Leitet Anrufe an eine ausgewählte Gruppen-Mailbox weiter.

  4. Klicken Sie auf Save (Speichern) und Apply (Übernehmen).

Ausweichziel auf Voicemail für eine Rufgruppe oder Warteschlange setzen

  1. Melden Sie sich im Webportal der PBX an und legen Sie das Ausweichziel auf Voicemail fest.

    • Um das Ausweichziel für eine Rufgruppe festzulegen, gehen Sie zu Call Features > Ring Group (Anruffunktionen > Rufgruppe) und bearbeiten Sie die gewünschte Rufgruppe.

    • Um das Ausweichziel für eine Warteschlange festzulegen, gehen Sie zu Call Features > Queue (Anruffunktionen > Warteschlange) und bearbeiten Sie die gewünschte Warteschlange.

  2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Failover Destination (Ausweichziel) ein entsprechendes Ziel auf eine der folgenden Optionen:

    • Extension Voicemail (Nebenstellen-Voicemail): Leitet Anrufe an die Voicemail-Box der Nebenstelle weiter.

    • Group Voicemail (Gruppen-Voicemail): Leitet Anrufe an eine ausgewählte Gruppen-Mailbox weiter.

  3. Klicken Sie auf Save (Speichern) und Apply (Übernehmen).

Benutzern erlauben, Voicemail-Nachrichten über IVR zu hinterlassen

Voraussetzungen

Aktualisieren Sie Ihre IVR-Ansage, um Anrufer anzuweisen, eine Taste zu drücken, um auf die Voicemail zuzugreifen.

Vorgehensweise

  1. Melden Sie sich im Webportal der PBX an, gehen Sie zu Call Features > IVR (Anruffunktionen > IVR) und bearbeiten Sie die gewünschte IVR.

  2. Klicken Sie auf den Tab Key Press Event (Tastendruck-Ereignis) und wählen Sie ein entsprechendes Ziel auf eine der folgenden Optionen:

    • Extension Voicemail (Nebenstellen-Voicemail): Leitet Anrufe an die Voicemail-Box der Nebenstelle weiter.

    • Group Voicemail (Gruppen-Voicemail): Leitet Anrufe an eine ausgewählte Gruppen-Mailbox weiter.

  3. Klicken Sie auf Save (Speichern) und Apply (Übernehmen).

Eingehende Anrufe an die Voicemail weiterleiten

An arbeitsfreien Tagen können Sie eingehende Anrufe an die Voicemail weiterleiten.

  1. Melden Sie sich im Webportal der PBX an, gehen Sie zu Call Control > Inbound Route (Anrufsteuerung > Eingehende Route) und bearbeiten Sie die gewünschte eingehende Route.

  2. Wählen Sie im Abschnitt Default Destination (Standardziel) ein entsprechendes Ziel auf eine der folgenden Optionen:

    • Extension Voicemail (Nebenstellen-Voicemail): Leitet Anrufe an die Voicemail-Box der Nebenstelle weiter.

    • Group Voicemail (Gruppen-Voicemail): Leitet Anrufe an eine ausgewählte Gruppen-Mailbox weiter.

  3. Klicken Sie auf Save (Speichern) und Apply (Übernehmen).

 

Eine Voicemail-Nachricht hinterlassen, ohne den Benutzer anzurufen (Leave a Voicemail Message without Calling the User)

Dieses Thema beschreibt, wie eine Voicemail-Nachricht gesendet wird, ohne dass Nebenstellen klingeln.

Hintergrundinformationen

Obwohl Sie eine Nachricht per E-Mail oder Text senden können, ist manchmal der emotionale Ausdruck, die Betonung und die Aufrichtigkeit Ihrer Stimme unersetzlich. Wenn Sie jemanden nicht stören möchten oder keine Zeit für ein Telefongespräch haben, können Sie eine Voicemail-Nachricht senden, ohne die Nebenstelle anzurufen.

Dies ist nützlich bei der Teamarbeit. Wenn Ihre Partner in einem Meeting oder nach Feierabend beschäftigt sind, Sie aber wichtige Informationen haben, die Sie mit ihnen teilen müssen, können Sie eine Voicemail-Nachricht senden, ohne sie anzurufen. Dies ermöglicht Ihrem Partner, vor der Beantwortung in Ruhe nachzudenken.

Voraussetzungen

Diese Funktion ist nur für interne Nebenstellennutzer verfügbar.

Vorgehensweise

  1. Um eine Voicemail-Nachricht für einen bestimmten Nebenstellennutzer zu hinterlassen, wählen Sie den Feature-Code (*12) gefolgt von der Nebenstellennummer (zum Beispiel *121001).

  2. Um eine Voicemail-Nachricht für eine Warteschlange, eine Rufgruppe oder eine benutzerdefinierte Gruppe zu hinterlassen, wählen Sie den Feature-Code (*12) gefolgt von der Gruppen-Voicemail-Nummer (zum Beispiel *126100).

  3. Folgen Sie der Sprachansage, um Ihre Nachricht zu hinterlassen.

  4. Wenn Sie fertig sind, legen Sie auf oder drücken Sie #.

Tipp: Der standardmäßige Feature-Code zum Senden von Voicemail-Nachrichten ist *12. Sie können den Code im Webportal der PBX ändern, aktivieren oder deaktivieren:  (Anruffunktionen > Feature-Code > Voicemail > Voicemail für Nebenstelle/Gruppen-Voicemail

 

Voicemail-Nachrichten per E-Mail weiterleiten (Forward Voicemail Messages to Email)

E-Mail ist eines der beliebtesten Kommunikationsmittel für Unternehmen. Das Weiterleiten von Voicemail-Nachrichten an die E-Mail ist eine effiziente Geschäftsfunktion, die es Mitarbeitern ermöglicht, Voicemail-Audiodateien als E-Mail-Anhänge zu erhalten. Dieses Thema beschreibt, welche Vorteile die Voicemail-zu-E-Mail-Funktion bietet und wie Voicemail-Nachrichten für bestimmte Nebenstellennutzer per E-Mail weitergeleitet werden.

Hintergrundinformationen

Szenario Für Mitarbeiter, die häufig reisen und eine effiziente Möglichkeit benötigen, um mit Voicemails Schritt zu halten und schnell auf Kunden zu reagieren, ist dies eine effiziente Methode, um rechtzeitig benachrichtigt zu werden, Voicemails überall abzuhören und Geschäfte per E-Mail abzuwickeln.

Vorteil Jedes Mal, wenn Mitarbeiter eine Voicemail-Nachricht erhalten, können sie eine E-Mail mit der neuen Voicemail-Nachricht als .wav-Datei im Anhang erhalten, einschließlich Anrufer-ID, Anrufzeit und Rückrufnummer.

  • Einfache Identifizierung: In E-Mails können die Mitarbeiter schnell feststellen, wer die Nachricht hinterlassen hat, und die Voicemail-Nachricht nach Bedarf abhören.

  • Einfaches Abhören: Die Mitarbeiter können ihre Voicemail-Nachrichten bequem über den Computer, das Smartphone oder ein mobiles Gerät überprüfen und abhören, anstatt die Voicemail-Box anzurufen und sich durch ein Labyrinth von Sprachansagen zu navigieren. Sie können auch vor- oder zurückspulen, um wichtige Teile zu erreichen und zu wiederholen.

  • Einfache Weitergabe: Die Mitarbeiter können E-Mails weiterleiten, um Sprachnachrichten mit Teamkollegen zu teilen und so die Effizienz der Zusammenarbeit zu verbessern.

  • Einfache Verwaltung: Die Verwaltung der Kommunikation wird einfacher, da sich alle Voicemail-Nachrichten im E-Mail-Postfach befinden. Es ist schneller, Voicemail-Nachrichten zu sortieren, zu priorisieren, zu durchsuchen, zu löschen und zu speichern.

Voraussetzungen

  • Stellen Sie sicher, dass jeder Nebenstelle eine gültige E-Mail-Adresse zugewiesen ist.

  • Stellen Sie sicher, dass die E-Mail Funktion der PBX funktioniert, da die PBX sonst die empfangene Voicemail nicht an die E-Mail eines Nebenstellennutzers weiterleiten kann.

Vorgehensweise

  1. Melden Sie sich im Webportal der PBX an, gehen Sie zu Extension and Trunk > Extension (Nebenstelle und Amtsleitung > Nebenstelle) und bearbeiten Sie die gewünschte Nebenstelle.

  2. Klicken Sie auf den Tab Voicemail.

  3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste New Voicemail Notification (Benachrichtigung über neue Voicemail) die Option Send Email Notifications with Attachment (E-Mail-Benachrichtigungen mit Anhang senden).

  4. Legen Sie in der Dropdown-Liste After Notification (Nach Benachrichtigung) fest, wie mit der Voicemail-Nachricht verfahren werden soll, nachdem das System den Nebenstellennutzer erfolgreich per E-Mail benachrichtigt hat.

  5. Klicken Sie auf Save (Speichern) und Apply (Übernehmen).