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Anruffunktionen:  Voicemail - Gruppen-Voicemail

Gruppen-Voicemail für eine Warteschlange einrichten (Set up Group Voicemail for a Queue)

Sie können eine Gruppen-Voicemail für eine Warteschlange einrichten. Alle Agenten der Warteschlange werden benachrichtigt, wenn eine Gruppen-Voicemail-Nachricht eingeht.

Vorgehensweise

  1. Melden Sie sich im Webportal der PBX an und gehen Sie zu Call Features > Voicemail > Group Voicemail (Anruffunktionen > Voicemail > Gruppen-Voicemail).

  2. Klicken Sie auf Add (Hinzufügen).

  3. Vervollständigen Sie unter dem Tab General (Allgemein) die allgemeinen Einstellungen:

Abschnitt Einstellung Beschreibung
Grundlegend Type (Typ) Wählen Sie Queue (Warteschlange).
  Queue (Warteschlange) Wählen Sie eine Warteschlange aus.
  Number (Nummer) Die Gruppen-Voicemail-Nummer ist die Warteschlangennummer und kann nicht bearbeitet werden.
  Name (Name) Der Gruppen-Voicemail-Name ist der Warteschlangenname und kann nicht bearbeitet werden.
  Mode (Modus) Wählen Sie den Modus zur Verarbeitung empfangener Voicemail-Nachrichten aus.
    * Shared by Members (Von Mitgliedern geteilt): Die Voicemail-Nachrichten werden in der Gruppen-Mailbox gespeichert und von allen Mitgliedern geteilt. Alle Mitglieder können die Gruppen-Voicemail-Nachrichten verwalten.
    * Broadcast to Members (An Mitglieder senden): Die Voicemail-Nachrichten werden nicht in der Gruppen-Mailbox gespeichert. Stattdessen sendet (kopiert und leitet) das System die Voicemail-Nachrichten an die individuellen Mailboxen aller Mitglieder.
  Voicemail PIN Authentication (Voicemail PIN-Authentifizierung) Aktivieren oder deaktivieren Sie die Voicemail PIN-Authentifizierung.
  Voicemail Access PIN (Voicemail-Zugangs-PIN) Wenn die Voicemail PIN-Authentifizierung aktiviert ist, geben Sie eine gewünschte Zugangs-PIN-Nummer ein.
  Disallow Voicemail Messages (Voicemail-Nachrichten nicht zulassen) Optional. Aktivieren Sie diese Option, um Anrufer daran zu hindern, Voicemail-Nachrichten zu hinterlassen. Das System spielt dem Anrufer die Voicemail-Begrüßung vor und beendet den Anruf dann direkt.
  Play Date and Time (Datum und Uhrzeit abspielen) Optional. Spielen Sie das Datum und die Uhrzeit des Nachrichteneingangs ab, bevor eine Voicemail-Nachricht abgespielt wird.
  Play Caller ID (Anrufer-ID abspielen) Optional. Spielen Sie die Anrufer-ID-Informationen ab, bevor eine Voicemail-Nachricht abgespielt wird.
  Play Message Duration (Nachrichtendauer abspielen) Optional. Spielen Sie die Dauer der Nachricht ab, bevor eine Voicemail-Nachricht abgespielt wird.
  Custom Prompt Language (Benutzerdefinierte Ansagensprache)

Optional. Aktivieren Sie diese Option und legen Sie die Sprache der Voicemail-Ansagen fest, die Anrufer hören, wenn sie auf die Gruppen-Voicemail zugreifen.

Hinweis:

* Die verfügbaren Sprachen werden von der Systemansage synchronisiert (Pfad: PBX Settings > Voice Prompt > System Prompt).

* Wenn für die Gruppen-Voicemail eine benutzerdefinierte Begrüßung eingerichtet wurde, wird diese stattdessen für Anrufer abgespielt. In diesem Fall wird die Spracheinstellung ignoriert.
Members (Mitglieder)   Alle Agenten der Warteschlange sind ausgewählt, und die Mitglieder können nicht bearbeitet werden. Hinweis: Wenn die Agenten der Warteschlange geändert werden, ändern sich auch die Mitglieder der Gruppen-Mailbox.
Group Voicemail Greeting (Gruppen-Voicemail-Begrüßung)   Wählen Sie eine Voicemail-Begrüßung aus. Sie können auch auf Greeting Management (Begrüßungsverwaltung) klicken, um eine Begrüßung anzupassen oder Ihre benutzerdefinierten Begrüßungen zu verwalten.

  1. Richten Sie unter dem Tab Voicemail Announcement (Voicemail-Ansage) Anrufbenachrichtigungen für neue Voicemail-Nachrichten in der Gruppen-Voicemail ein.

    Hinweis: Diese Funktion wird nur bei Gruppen-Voicemails unterstützt, deren Mode auf Shared by Members eingestellt ist.

  2. Klicken Sie auf Save (Speichern) und Apply (Übernehmen).

 

Gruppen-Voicemail für eine Rufgruppe einrichten (Set up Group Voicemail for a Ring Group)

Sie können eine Gruppen-Voicemail für eine Rufgruppe einrichten. Alle Mitglieder der Rufgruppe werden benachrichtigt, wenn eine Gruppen-Voicemail-Nachricht eingeht.

Vorgehensweise

  1. Melden Sie sich im Webportal der PBX an und gehen Sie zu Call Features > Voicemail > Group Voicemail (Anruffunktionen > Voicemail > Gruppen-Voicemail).

  2. Klicken Sie auf Add (Hinzufügen).

  3. Vervollständigen Sie unter dem Tab General (Allgemein) die allgemeinen Einstellungen:

Abschnitt Einstellung Beschreibung
Basic (Basis) Type (Typ) Wählen Sie Ring Group (Rufgruppe).
  Ring Group (Rufgruppe) Wählen Sie eine Rufgruppe aus.
  Number (Nummer) Die Gruppen-Voicemail-Nummer ist die Rufgruppennummer und kann nicht bearbeitet werden.
  Name (Name) Der Gruppen-Voicemail-Name ist der Rufgruppenname und kann nicht bearbeitet werden.
  Mode (Modus) Wählen Sie den Modus zur Verarbeitung empfangener Voicemail-Nachrichten aus.
    * Shared by Members (Von Mitgliedern geteilt): Die Voicemail-Nachrichten werden in der Gruppen-Mailbox gespeichert und von allen Mitgliedern geteilt. Alle Mitglieder können die Gruppen-Voicemail-Nachrichten verwalten.
    * Broadcast to Members (An Mitglieder senden): Die Voicemail-Nachrichten werden nicht in der Gruppen-Mailbox gespeichert. Stattdessen sendet (kopiert und leitet) das System die Voicemail-Nachrichten an die individuellen Mailboxen aller Mitglieder.
  Voicemail PIN Authentication (Voicemail PIN-Authentifizierung) Aktivieren oder deaktivieren Sie die Voicemail PIN-Authentifizierung.
  Voicemail Access PIN (Voicemail-Zugangs-PIN) Wenn die Voicemail PIN-Authentifizierung aktiviert ist, geben Sie eine gewünschte Zugangs-PIN-Nummer ein.
  Disallow Voicemail Messages (Voicemail-Nachrichten nicht zulassen) Optional. Aktivieren Sie diese Option, um Anrufer daran zu hindern, Voicemail-Nachrichten zu hinterlassen. Das System spielt dem Anrufer die Voicemail-Begrüßung vor und beendet den Anruf dann direkt.
  Play Date and Time (Datum und Uhrzeit abspielen) Optional. Spielen Sie das Datum und die Uhrzeit des Nachrichteneingangs ab, bevor eine Voicemail-Nachricht abgespielt wird.
  Play Caller ID (Anrufer-ID abspielen) Optional. Spielen Sie die Anrufer-ID-Informationen ab, bevor eine Voicemail-Nachricht abgespielt wird.
  Play Message Duration (Nachrichtendauer abspielen) Optional. Spielen Sie die Dauer der Nachricht ab, bevor eine Voicemail-Nachricht abgespielt wird.
  Custom Prompt Language (Benutzerdefinierte Ansagensprache)

Optional. Aktivieren Sie diese Option und legen Sie die Sprache der Voicemail-Ansagen fest, die Anrufer hören, wenn sie auf die Gruppen-Voicemail zugreifen.

Hinweis:

* Die verfügbaren Sprachen werden von der Systemansage synchronisiert (Pfad: PBX Settings > Voice Prompt > System Prompt).

* Wenn für die Gruppen-Voicemail eine benutzerdefinierte Begrüßung eingerichtet wurde, wird diese stattdessen für Anrufer abgespielt. In diesem Fall wird die Spracheinstellung ignoriert.
Members (Mitglieder)   Alle Mitglieder der Rufgruppe sind ausgewählt, und die Mitglieder können nicht bearbeitet werden. Hinweis: Wenn die Mitglieder der Rufgruppe geändert werden, ändern sich auch die Mitglieder der Gruppen-Mailbox.
Group Voicemail Greeting (Gruppen-Voicemail-Begrüßung)   Wählen Sie eine Voicemail-Begrüßung aus. Sie können auch auf Greeting Management (Begrüßungsverwaltung) klicken, um eine Begrüßung anzupassen oder Ihre benutzerdefinierten Begrüßungen zu verwalten.

  1. Richten Sie unter dem Tab Voicemail Announcement (Voicemail-Ansage) Anrufbenachrichtigungen für neue Voicemail-Nachrichten in der Gruppen-Voicemail ein.

    Hinweis: Diese Funktion wird nur bei Gruppen-Voicemails unterstützt, deren Mode (Modus) auf Shared by Members (Von Mitgliedern geteilt) eingestellt ist.

  2. Klicken Sie auf Save (Speichern) und Apply (Übernehmen).

 

Anrufbenachrichtigungen für Gruppen-Voicemail einrichten (Set up Call Alerts for Group Voicemail)

Das Pier4Voice ermöglicht es Ihnen, Anrufbenachrichtigungen für neue Gruppen-Voicemail-Nachrichten zu konfigurieren. Wenn eine neue Voicemail-Nachricht hinterlassen wird, ruft das System die angegebenen Telefonnummern in einer vordefinierten Prioritätsreihenfolge an, bis alle Voicemail-Nachrichten abgehört wurden oder die angegebene Anzahl von Anrufzyklen erreicht ist.

Szenario

Ein Unternehmen hat ein Team von Bereitschaftsagenten, die für Notfälle außerhalb der Geschäftszeiten verantwortlich sind. Anstatt eingehende Anrufe entgegenzunehmen, möchte das Unternehmen, dass die Anrufe an die Voicemail weitergeleitet werden, während die Agenten so schnell wie möglich benachrichtigt werden sollen. In diesem Fall kann das Unternehmen eine eingehende Route für solche Notrufe konfigurieren, die Anrufe an eine dedizierte Gruppen-Voicemail weiterleitet und dann Anrufbenachrichtigungen einrichtet, um die Agenten zu benachrichtigen, sobald eine neue Voicemail-Nachricht hinterlassen wird.

Einschränkungen

  • Diese Funktion ist nur für Gruppen-Voicemails verfügbar, die auf Shared by Members (Von Mitgliedern geteilt) eingestellt sind.

  • Es ist nur zulässig, externe Nummern anzurufen, wenn eine neue Voicemail-Nachricht vorliegt, und es werden nur 5 externe Nummern unterstützt.

Vorgehensweise

  1. Melden Sie sich im Webportal der PBX an, gehen Sie zu Call Features > Voicemail > Group Voicemail (Anruffunktionen > Voicemail > Gruppen-Voicemail) und bearbeiten Sie eine Gruppen-Voicemail, deren Modus als Shared (Geteilt) angezeigt wird.

  2. Klicken Sie auf den Tab Voicemail Announcement (Voicemail-Ansage).

  3. Schalten Sie die Anrufbenachrichtigungen für neue Gruppen-Voicemail-Nachrichten ein und legen Sie die anzurufende Nummer und die Regel fest.

  4. Schalten Sie den Schalter für Voicemail Announcement (Voicemail-Ansage) ein.

  5. Geben Sie im Feld Max Number of Call Cycles (Maximale Anzahl von Anrufzyklen) an, wie oft die Kontaktliste wiederholt angerufen werden soll.

    * Hinweis: Der von Ihnen eingegebene Wert sollte nicht größer als 30 sein. Die Benachrichtigungsanrufe werden fortgesetzt, bis die Anzahl der Anrufzyklen erreicht ist oder alle Voicemail-Nachrichten abgehört wurden.

  6. Klicken Sie im Abschnitt Contacts (Kontakte) auf Add (Hinzufügen), um die anzurufende Nummer zu konfigurieren und die Regel einzurichten. * Contact Number (Kontaktnummer): Geben Sie eine externe Nummer ein.

    Hinweis: Benachrichtigungsanrufe an diese Nummer können über jede passende ausgehende Route getätigt werden. Stellen Sie sicher, dass ausgehende Routen vorhanden sind, die zur Nummer passen, da der Benachrichtigungsanruf sonst nicht getätigt werden kann.

  7. Number of Call Attempts (Anzahl der Anrufversuche): Geben Sie die Anzahl der Versuche an, diese Nummer anzurufen, wenn der Angerufene den Anruf nicht entgegennimmt oder den Anruf entgegennimmt, aber die neue Voicemail-Nachricht nicht abhört.

  8. Retry Interval (min) (Wiederholungsintervall (Min.)): Geben Sie das Intervall zwischen den Anrufversuchen an. d.

    Optional: Um weitere Kontakte hinzuzufügen, wiederholen Sie Schritt.

    * Hinweis: Das System ruft die externen Nummern von oben nach unten an. Die Prioritätsreihenfolge kann über die entsprechende Funktion angepasst werden

  9. Klicken Sie auf Save (Speichern).

Ergebnis

Wenn die Gruppen-Voicemail eine neue Nachricht erhält, ruft die PBX die voreingestellten Nummern der Reihe nach an. Der Angerufene kann den Anruf annehmen und den Anweisungen folgen, um die Nachricht anzuhören, oder den ursprünglichen Anrufer direkt zurückrufen.

 

Gruppen-Voicemails verwalten (Manage Group Voicemails)

Dieses Thema beschreibt, wie Sie eine Gruppen-Voicemail bearbeiten und Gruppen-Voicemails löschen.

Eine Gruppen-Voicemail bearbeiten

  1. Melden Sie sich im Webportal der PBX an und gehen Sie zu Call Features > Voicemail > Group Voicemail (Anruffunktionen > Voicemail > Gruppen-Voicemail).

  2. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol (ein Bleistift-Symbol ist hier gemeint) neben der Gruppen-Voicemail, die Sie bearbeiten möchten.

  3. Ändern Sie die Einstellungen nach Ihren Bedürfnissen.

    • Voicemail-Zugangs-PIN aktivieren oder deaktivieren

    • Voicemail-Zugangs-PIN ändern

    • Nachrichten-Option konfigurieren

    • Voicemail-Begrüßungen ändern

    • Voicemail-Begrüßungen aufnehmen oder hochladen

    • Gruppen-Voicemail-Begrüßungen verwalten

  4. Klicken Sie auf Save (Speichern) und Apply (Übernehmen).

Gruppen-Voicemails löschen

  1. Melden Sie sich im Webportal der PBX an und gehen Sie zu Call Features > Voicemail > Group Voicemail (Anruffunktionen > Voicemail > Gruppen-Voicemail).

  2. Um eine Gruppen-Voicemail zu löschen:

    • Klicken Sie auf das Löschsymbol (ein Papierkorb-Symbol ist hier gemeint) neben der Gruppen-Voicemail, die Sie löschen möchten.

    • Klicken Sie auf Apply (Übernehmen).

  3. Um Gruppen-Voicemails gesammelt zu löschen (Bulk Delete):

    • Wählen Sie die Kontrollkästchen der Gruppen-Voicemails aus, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf Delete (Löschen).

    • Klicken Sie auf OK und Apply (Übernehmen).