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Anruffunktionen:  Voicemail - Benachrichtigungen

Voicemail-Benachrichtigungsübersicht (Voicemail Notification Overview)

Nebenstellennutzer können eine sofortige Benachrichtigung erhalten, wenn eine neue Voicemail-Nachricht eingeht. Dieses Thema beschreibt verschiedene Möglichkeiten, über neue Voicemail-Nachrichten benachrichtigt zu werden.

Benachrichtigung auf IP-Telefonen

Es gibt zwei Methoden, mit denen Sie den Voicemail-Status auf einem IP-Telefon überwachen können:

1. Voicemail-Status über Funktionstasten überwachen

Sie können eine Funktionstaste verwenden, um Änderungen des Voicemail-Status zu überwachen, einschließlich der Überwachung Ihrer Voicemails, der Voicemails anderer Benutzer oder Gruppen-Voicemails. Dies ist nützlich, wenn eine einzelne Voicemail in einem Team geteilt wird. Die Teammitglieder können die Voicemail rechtzeitig überwachen und darauf zugreifen. Sobald jemand die Nachricht liest oder löscht, muss sich kein anderer mehr darum kümmern.

2. Voicemail-Status über MWI (Message Waiting Indicator) überwachen

Der Message Waiting Indicator (MWI) ist eine allgemein unterstützte Telefonfunktion, die Sie beim Empfang einer neuen Voicemail-Nachricht alarmiert. MWI beinhaltet typischerweise ein blinkendes Licht und optional eine akustische Warnung. Dies kann je nach Gerät variieren.

Benachrichtigung per E-Mail

Sie können E-Mail-Benachrichtigungen für Nebenstellennutzer einrichten. Beim Empfang einer Voicemail-Nachricht können Benutzer rechtzeitig eine Benachrichtigung erhalten, die Nachricht auf einen Blick sehen, um den Anrufer und den Zeitpunkt der Nachricht zu erkennen, und Voicemails abhören. Dies verbessert die Arbeitseffizienz.

  • Für Mitarbeiter, die das Telefon nicht häufig benutzen, entfällt die ständige Notwendigkeit, die Voicemail am Telefon zu überprüfen.

  • Für Mitarbeiter, die häufig unterwegs sind, können sie Sprachnachrichten in Echtzeit verarbeiten und zeitnah auf Kunden reagieren.

 

Voicemail-Status auf einem IP-Telefon überwachen (Monitor Voicemail Status on an IP Phone)

Dieses Thema beschreibt, wie Sie den Voicemail-Status auf einem IP-Telefon über Funktionstasten überwachen.

Hintergrundinformationen

Für Nebenstellennutzer, die den Voicemail-Status auf ihren Telefonen überwachen möchten, können Sie über die automatische Bereitstellung (Auto Provisioning) eine Funktionstaste für jeden Nebenstellennutzer zuweisen.

Hinweis: Benutzer können Funktionstasten auch manuell auf ihren eigenen IP-Telefonen einstellen. Wenden Sie sich für weitere Informationen an den Telefonhersteller.

Vorgehensweise

Weisen Sie Funktionstasten für Nebenstellennutzer zu, um den Voicemail-Status zu überwachen.

  1. Melden Sie sich im Webportal der PBX an, gehen Sie zu Extension and Trunk > Extension (Nebenstelle und Amtsleitung > Nebenstelle) und bearbeiten Sie die gewünschte Nebenstelle.

    • Wenn Sie Funktionstasten für einen bestimmten Nebenstellennutzer zuweisen möchten, klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol edit-png neben der gewünschten Nebenstelle.

    • Wenn Sie Funktionstasten für mehrere Nebenstellen zuweisen möchten, wählen Sie die Kontrollkästchen der gewünschten Nebenstellen aus und klicken Sie auf Edit (Bearbeiten).

  2. Klicken Sie auf den Tab Function Keys (Funktionstasten).

  3. Konfigurieren Sie die Funktionstasten.

    • Hinweis: Die Anzahl der programmierbaren Tasten variiert je nach Telefonmodell. Wenn die Anzahl der von Ihnen zugewiesenen Funktionstasten die Anzahl der programmierbaren Tasten überschreitet, können die überzähligen Funktionstasten nicht wirksam werden.

    • Type (Typ): Wählen Sie den Voicemail-Typ aus, den Sie überwachen möchten.

      • Um die Nebenstellen-Voicemail zu überwachen, wählen Sie Check Voicemail (Voicemail überprüfen).

      • Um die Gruppen-Voicemail im Modus "Shared" (Geteilt) zu überwachen, wählen Sie Check Group Voicemail (Gruppen-Voicemail überprüfen).

      • Hinweis: Die Überwachung der Voicemail über die Funktionstaste ist für Gruppen-Voicemails im Modus "Broadcast" (Senden) nicht anwendbar, da die Voicemail-Nachrichten nicht in der Gruppen-Mailbox gespeichert werden.

    • Value (Wert): Wählen Sie eine Nebenstellen-Voicemail oder Gruppen-Voicemail aus, die Sie überwachen möchten.

    • Label (Bezeichnung): Optional. Geben Sie einen Wert ein, der auf dem Telefondisplay angezeigt wird.

  4. Klicken Sie auf Save (Speichern).

  5. Wenn die Nebenstelle einem Telefon zugeordnet wurde, stellen Sie das Telefon neu bereit, damit die Änderungen wirksam werden.

    • Gehen Sie zu Auto Provisioning > Phones (Automatische Bereitstellung > Telefone).

    • Klicken Sie auf das Neu-Bereitstellungs-Symbol  neben dem dieser Nebenstelle zugewiesenen Telefon.

Ergebnis

Die Funktionstaste zeigt den Echtzeitstatus der Voicemail an.

  • Grün: Die überwachte Nebenstelle hat keine ungelesenen Voicemail-Nachrichten.

  • Rot: Die überwachte Nebenstelle hat ungelesene Voicemail-Nachrichten.

Um die Voicemail-Nachricht zu überprüfen, drücken Sie die Funktionstaste, um auf die Voicemail-Box zuzugreifen und den Anweisungen der Ansage zu folgen.

Hinweis: Der LED-Status der Taste kann je nach Telefonmodell variieren.

 

E-Mail-Benachrichtigungen für Voicemail einrichten (Set up Email Notifications for Voicemail)

Dieses Thema beschreibt, wie Sie E-Mail-Benachrichtigungen für neue Voicemail-Nachrichten einrichten.

Einschränkung

Diese Funktion gilt nur für die persönlichen Voicemails von Nebenstellen. Neue Voicemail-Nachrichten an Gruppen-Voicemails unterstützen keine E-Mail-Benachrichtigungen.

Hinweis: Wenn die Gruppen-Voicemail im Modus "Broadcast" (Senden) eingestellt ist, werden die Nachrichten an die persönlichen Voicemails der Nebenstellen weitergeleitet, sodass die Nebenstellennutzer ebenfalls E-Mail-Benachrichtigungen erhalten können.

Voraussetzungen

  • Stellen Sie sicher, dass jedem Nebenstellennutzer eine gültige E-Mail-Adresse zugewiesen ist.

  • Stellen Sie sicher, dass die System-E-Mail der PBX funktioniert, da die PBX sonst keine Voicemail-Nachrichten an die E-Mail eines Nebenstellennutzers senden kann.

Vorgehensweise

  1. Melden Sie sich im Webportal der PBX an, gehen Sie zu Extension and Trunk > Extension (Nebenstelle und Amtsleitung > Nebenstelle) und bearbeiten Sie die gewünschte Nebenstelle.

  2. Klicken Sie auf den Tab Voicemail.

  3. Entscheiden Sie in der Dropdown-Liste New Voicemail Notification (Benachrichtigung über neue Voicemail), ob E-Mail-Benachrichtigungen gesendet werden sollen, wenn der Benutzer eine neue Voicemail erhält.

    • Um E-Mail-Benachrichtigungen zu deaktivieren, wählen Sie Do Not Send Email Notifications (Keine E-Mail-Benachrichtigungen senden).

    • Um E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren, wählen Sie eine der folgenden Optionen:

      • Send Email Notifications with Attachment (E-Mail-Benachrichtigungen mit Anhang senden): Sendet eine Benachrichtigungs-E-Mail mit der neuen Voicemail-Nachricht als .wav-Datei im Anhang.

      • Send Email Notifications without Attachment (E-Mail-Benachrichtigungen ohne Anhang senden): Sendet nur Benachrichtigungs-E-Mails.

  4. Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben, konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen nach Bedarf:

Einstellung Beschreibung
After Notification (Nach Benachrichtigung) Legt fest, wie mit Voicemails verfahren werden soll, nachdem Benachrichtigungs-E-Mails gesendet wurden.
  Mark as Read (Als gelesen markieren): Markiert die Voicemail-Nachricht in der Mailbox als gelesen.
  Delete Voicemail (Voicemail löschen): Löscht die Voicemail-Nachrichten aus der Mailbox.
  Do Nothing (Nichts tun): Belässt die Voicemail-Nachricht als ungelesen in der Mailbox.
Send to (Senden an) Gibt die E-Mail-Adresse für den Empfang von Benachrichtigungs-E-Mails an.
  User Email (Benutzer-E-Mail): Sendet Benachrichtigungs-E-Mails an die E-Mail-Adresse des Benutzers.
  Custom Email (Benutzerdefinierte E-Mail): Sendet Benachrichtigungs-E-Mails an eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse. Geben Sie die gewünschte E-Mail-Adresse in das Feld Custom Email Address (Benutzerdefinierte E-Mail-Adresse) ein.

  1. Klicken Sie auf Save (Speichern) und Apply (Übernehmen).

 

Anrufern erlauben, eine Taste zu drücken, um Nachrichten zu hinterlassen (Allow Callers to Press a Key to Leave Messages)

Hintergrundinformationen

Wenn ein Anrufer auf die Voicemail eines Benutzers zugreift, beginnt die PBX standardmäßig automatisch mit der Nachrichtenaufzeichnung. Dies kann Anrufer in Verlegenheit bringen, wenn sie nicht bereit sind, eine Nachricht zu hinterlassen, oder wenn sie keine Nachricht hinterlassen müssen. Selbst wenn der Anrufer direkt auflegt, generiert die Voicemail-Box oft viele ungültige Informationen.

Vorgehensweise

  1. Melden Sie sich im Webportal der PBX an und gehen Sie zu Call Features > Voicemail > Voicemail Greetings (Anruffunktionen > Voicemail > Voicemail-Begrüßungen).

  2. Aktivieren Sie im Abschnitt Caller Options (Anruferoptionen) das Kontrollkästchen Ask callers to press 5 for leaving a message (Anrufer auffordern, 5 zu drücken, um eine Nachricht zu hinterlassen).

  3. Klicken Sie auf Save (Speichern).

Ergebnis

Der Anrufer kann nach dem Anhören der Begrüßung wählen, ob er eine Nachricht hinterlassen möchte, und 5 drücken, sobald er bereit ist, eine Nachricht zu hinterlassen.

 

Anrufern erlauben, Nebenstelle aus der Voicemail zu wählen (Allow Callers to Dial Extension from Voicemail)

Hintergrundinformationen

Für Mitarbeiter, die an verschiedenen Orten arbeiten, ist es möglich, eine Begrüßung aufzunehmen, die den Anrufer auffordert, eine andere Nebenstelle zu wählen, um sie zu erreichen. Anstatt aufzulegen und erneut anzurufen, können Sie dem Anrufer erlauben, Nebenstellen direkt aus der Voicemail heraus zu wählen.

Dies ist auch nützlich, wenn der Vorgesetzte einen Anruf nicht entgegennehmen kann. Anstatt in einem Notfall eine Nachricht zu hinterlassen, kann der Anrufer die Nebenstelle des Sekretariats wählen.

Vorgehensweise

  1. Melden Sie sich im Webportal der PBX an und gehen Sie zu Call Features > Voicemail (Anruffunktionen > Voicemail).

  2. Aktivieren Sie im Abschnitt Caller Options (Anruferoptionen) das Kontrollkästchen Allow callers to dial extension (Anrufern erlauben, Nebenstelle zu wählen).

  3. Wählen Sie die Nebenstellen, die gewählt werden können, aus dem Feld Available (Verfügbar) in das Feld Selected (Ausgewählt).

  4. Klicken Sie auf Save (Speichern) und Apply (Übernehmen).

Ergebnis

Der Anrufer kann die Taste * drücken, um eine Nebenstelle zu wählen.

 

Anrufern erlauben, die Voicemail zu verlassen (Break out from Voicemail)

Dieses Thema beschreibt, wie Anrufern erlaubt wird, die Voicemail zu verlassen und den Operator zu erreichen.

Hintergrundinformationen

Für den technischen Support, Arztpraxen oder Vertriebsleiter ist es wichtig, dass jemand im Falle von Notfällen außerhalb der Geschäftszeiten erreichbar ist. Wenn Anrufer auf die Voicemail zugreifen, wäre es sinnvoll, Anrufern zu erlauben, 0 zu drücken, um im Notfall direkt zum Operator zu gelangen. Andernfalls müssten sie auflegen und erneut wählen.

Vorgehensweise

Sie können eine IVR (Interaktive Sprachantwort) oder eine Nebenstelle für die Beantwortung solcher Notrufe festlegen.

  1. Melden Sie sich im Webportal der PBX an und gehen Sie zu Call Features > Voicemail (Anruffunktionen > Voicemail).

  2. Aktivieren Sie im Abschnitt Caller Options (Anruferoptionen) das Kontrollkästchen Allow callers to press 0 to break out from voicemail (Anrufern erlauben, 0 zu drücken, um die Voicemail zu verlassen).

  3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Destination (Ziel) ein Ziel aus:

    • IVR: Leitet den Anruf an eine IVR weiter.

    • Extension (Nebenstelle): Leitet den Anruf an die spezifische Nebenstelle weiter.

  4. Klicken Sie auf Save (Speichern) und Apply (Übernehmen).