Anruffunktionen: Rufgruppen

Rufgruppen-Übersicht

Eine Rufgruppe ist eine Funktion, um die Verteilung eingehender Anrufe unter Mitarbeitern aufzuteilen. Dieses Thema beschreibt, was eine Rufgruppe ist, sowie Rufstrategien, Ausfallziele und Benachrichtigungen über verpasste Anrufe.

Was ist eine Rufgruppe?

Eine Rufgruppe ermöglicht es Ihnen, mehrere Nebenstellennummern zu einer virtuellen Nummer zusammenzuführen. Kunden können die virtuelle Nummer wählen, woraufhin der Anruf bei allen Mitgliedern klingelt, um sicherzustellen, dass kein Anruf unbeantwortet bleibt. Sie wird häufig verwendet, um Anrufe effizient an bestimmte Abteilungen wie Vertrieb, Support und Buchhaltung zu verteilen.

Rufstrategie

Eine Rufgruppe kann Mitglieder auf vier Arten anrufen:

Alle gleichzeitig anrufen (Ring all simultaneously): Bei einem eingehenden Anruf lässt das System alle verfügbaren Mitglieder gleichzeitig klingeln und beendet den Ruf, sobald ein Mitglied der Gruppe den Anruf annimmt. Wenn niemand den Anruf innerhalb der Rufzeit annimmt, leitet das System den Anruf an das Ausfallziel weiter.
Nacheinander anrufen (Ring sequentially): Bei einem eingehenden Anruf ruft das System das erste verfügbare Mitglied in der Liste an. Erfolgt innerhalb der Rufzeit keine Antwort, ruft das System das nächste verfügbare Mitglied an und so weiter bis zum letzten. Wenn niemand den Anruf annimmt, leitet das System den Anruf an das Ausfallziel weiter.
Memory Hunt: Bei einem eingehenden Anruf ruft das System das erste verfügbare Mitglied in der Liste an. Erfolgt keine Antwort innerhalb der Rufzeit, ruft das System das erste und das zweite verfügbare Mitglied an. Erfolgt immer noch keine Antwort, ruft das System das erste, zweite und dritte verfügbare Mitglied an und so weiter, bis alle verfügbaren Mitglieder in der Liste angerufen wurden. Wenn niemand den Anruf annimmt, leitet das System den Anruf an das Ausfallziel weiter.
Benutzerdefiniert (Custom): Bei einem eingehenden Anruf ruft das System die Mitglieder gemäß ihren individuell eingestellten Verzögerungszeiten (Delay Times) an und beendet den Ruf nach deren individuellen Ruf-Zeitüberschreitungen. Wenn niemand den Anruf annimmt, leitet das System den Anruf an das Ausfallziel weiter.

Ausfallziel (Failover destination)

Wenn ein Anruf in der Rufgruppe eingeht und niemand zur Annahme verfügbar ist, können Sie den Anruf beenden oder an die folgenden Ziele leiten:

Auflegen
Nebenstelle
Voicemail der Nebenstelle
Gruppen-Voicemail
IVR
Call Flow
Rufgruppe
Warteschlange
Externe Nummer
Ansage abspielen und Verlassen

Benachrichtigungen über verpasste Anrufe

Wenn verpasste Anrufe in einer Rufgruppe vorliegen, kann das System diese aufzeichnen und die Mitglieder per E-Mail benachrichtigen.

Erstellen einer Rufgruppe

Hintergrundinformationen

Eine Ringgruppe ist eine Funktion, um die Verteilung eingehender Anrufe unter Mitarbeitern aufzuteilen. Dieses Thema beschreibt, wie Sie eine Ringgruppe konfigurieren, die Ring-Strategie festlegen, das Failover-Ziel bestimmen und Benachrichtigungen über verpasste Anrufe einrichten.

Verfahren

Melden Sie sich im PBX-Webportal an, gehen Sie zu Anruffunktionen (Call Features) > Rufgruppe (Ring Group) und klicken Sie auf Hinzufügen (Add).
Konfigurieren Sie die Rufgruppe.

Nummer (Number): Geben Sie eine virtuelle Nummer ein, über die Anrufer die Gruppe erreichen. Der Standard-Nummernbereich für Ringgruppen liegt zwischen 6300 und 6399.
Name: Geben Sie einen Gruppennamen ein, der Ihnen bei der Identifizierung hilft.
Ring-Strategie (Ring Strategy): Wählen Sie eine Methode zur Verteilung der Anrufe an die Mitglieder:
- Alle klingeln (Ring All): Alle verfügbaren Nebenstellen klingeln gleichzeitig.
- Sequenziell klingeln (Ring Sequentially): Alle verfügbaren Nebenstellen klingeln nacheinander.
- Memory Hunt: Die erste verfügbare Nebenstelle in der Liste klingelt. Wenn innerhalb der Ringzeit keine Antwort erfolgt, wird die nächste verfügbare Nebenstelle progressiv hinzugefügt, bis alle verfügbaren Nebenstellen in der Liste gleichzeitig klingeln.
- Benutzerdefiniert (Custom): Nebenstellen klingeln entsprechend ihrer individuellen Ring-Verzögerungen und hören nach ihren individuellen Timeouts auf zu klingeln.
- Hinweis: Sie können Ring-Verzögerungen und Timeouts für jedes Gruppenmitglied im Abschnitt „Mitglieder“ festlegen.
Klingel-Timeout (s): Legen Sie die Anzahl der Sekunden fest, die das System wartet, bevor es das nächste Mitglied anruft oder den Anruf zum Failover-Ziel leitet.
- Hinweis: Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Ring-Strategie auf „Alle klingeln“, „Sequenziell klingeln“ oder „Memory Hunt“ eingestellt ist.
Beitritts-Ansage (Join Announcement): Optional. Legen Sie die Ansage fest, die den Anrufern vorgespielt wird (wird nur einmal abgespielt).
Vollständige Beitritts-Ansage vor dem Klingeln abspielen: Legen Sie fest, ob die vollständige Ansage abgespielt werden soll, bevor die Mitglieder gerufen werden.
Rufton (Ringback Tone): Optional. Geben Sie einen Ton an, der den Anrufern vorgespielt wird, bevor die Mitglieder den Anruf entgegennehmen. Sie können eine vorhandene Ansage wählen oder eine neue aufnehmen/hochladen.
- Hinweis: Die vorhandenen Ansagen werden von den PBX-Einstellungen (Sprachansagen) synchronisiert.
Wartemusik (Music on Hold): Optional. Geben Sie die Musik an, die Anrufern vorgespielt wird, wenn der Anruf gehalten wird.
Ringgruppen-Alert-Info: Optional. Legen Sie einen „Alert-Info-Text“ fest, der dem Header in der SIP-Anfrage hinzugefügt wird, damit Telefone unterschiedliche Klingeltöne verwenden können.
Pier4Voice Client Spezifischer Klingelton: Wählen Sie einen Klingelton für die Pier4Voice-Clients der Gruppenmitglieder aus.

Mitglieder (Members)

Wählen Sie die gewünschten Nebenstellen aus dem Feld „Verfügbar“ in das Feld „Ausgewählt“.

Hinweis bei „Benutzerdefinierter“ Strategie: Wenn Sie die Ring-Strategie auf „Benutzerdefiniert“ setzen, können Sie für verschiedene Nebenstellen eine Verzögerung (Delay) und einen Timeout festlegen:

Verzögerung (Delay s): Zeit in Sekunden, nach der die Nebenstelle zu klingeln beginnt (0 = sofort).
Ring-Timeout (s): Zeit in Sekunden, wie lange die Nebenstelle klingelt.

Failover-Ziel (Failover Destination)

Wählen Sie ein Ziel aus, an das der Anruf geleitet wird, wenn kein Mitglied innerhalb der Ringzeit antwortet:

Auflegen (Hang up) - Beenden Sie das aktuelle Gespräch.
Nebenstelle (Extension) - Leitet den Anruf an die angegebene Nebenstelle weiter.
Voicemail der Nebenstelle - Leitet den Anruf an die Voicemailbox der angegebenen Nebenstelle weiter.
Gruppen-Voicemail - Leiten Sie den Anruf an die Voicemailbox einer Warteschlange, einer Rufgruppe oder einer benutzerdefinierten Gruppe weiter.
IVR - Leiten Sie den Anruf an das angegebene IVR-System weiter.
Ringgruppe (Ring Group) - Leiten Sie den Anruf an eine andere Rufgruppe weiter.
Warteschleife (Queue) - Leiten Sie den Anruf an die angegebene Warteschlange weiter.
Externe Nummer - Den Anruf an eine externe Nummer weiterleiten.
Ansage abspielen und beenden - Eine benutzerdefinierte Ansage abspielen und anschließend das Gespräch beenden.
Verpasste Anrufe aufzeichnen - Legen Sie fest, ob verpasste Anrufe aus der Rufgruppe aufgezeichnet werden sollen.

Entscheiden Sie, ob verpasste Anrufe der Ringgruppe aufgezeichnet werden sollen. Dies ist nur bei bestimmten Ring-Strategien und Failover-Zielen verfügbar.

Zeitbedingung (Time Condition)

Entscheiden Sie, ob Anrufe, die außerhalb der Geschäftszeiten eingehen, basierend auf einer spezifischen Zeitzone an ein anderes Ziel geroutet werden sollen.

Zeitzone: Wählen Sie die gewünschte Zeitzone aus.
Ziel außerhalb der Geschäftszeiten: Ziel für Anrufe außerhalb der definierten Zeiten.
Feiertags-Ziel: Ziel für Anrufe an Feiertagen.

Klicken Sie auf Speichern (Save) und Anwenden (Apply).

Nächste Schritte

Richten Sie eine eingehende Route (Inbound Route) ein und legen Sie die Ringgruppe als Ziel fest.

Rufgruppen verwalten

In diesem Thema wird beschrieben, wie Sie eine Ringgruppe bearbeiten und Ringgruppen löschen.

Rufgruppe bearbeiten

Melden Sie sich am PBX-Webportal an, gehen Sie zu Anruffunktionen > Ringgruppe.
Klicken Sie neben der gewünschten Ringgruppe auf .
Ändern Sie die Konfigurationen der Ringgruppe nach Ihren Wünschen.
Klicken Sie auf Speichern und Anwenden.

Rufgruppen löschen

Wenn eine Ringgruppe nicht mehr benötigt wird, können Sie sie löschen.

Achtung: Bevor Sie eine Ringgruppe löschen, stellen Sie sicher, dass die Ringgruppe nicht als Ziel für andere Funktionen (z. B. Inbound Routes oder IVR) verwendet wird, da dies dazu führen kann, dass Anrufe nicht erfolgreich vermittelt werden können.

Melden Sie sich am PBX-Webportal an, gehen Sie zu Anruffunktionen > Ringgruppe.
Löschen Sie eine Ringgruppe oder mehrere Ringgruppen:
- Eine Ringgruppe löschen: Klicken Sie neben der Ringgruppe auf .
- Mehrere Ringgruppen löschen: Wählen Sie die Kontrollkästchen der gewünschten Ringgruppen aus und klicken Sie auf Löschen.
Klicken Sie im Pop-up-Fenster zur Bestätigung auf Ja.
Klicken Sie auf Anwenden.