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Anruffunktionen:  IVR - Richten Sie ein IVR-System ein - IVR Ansagen einrichten

Ein IVR einrichten

Das Pier4Voice PBX-System bietet einfach zu erstellende Menüs, mit denen Sie ein IVR einrichten und an sich ändernde Anforderungen anpassen können. Dieses Thema beschreibt, wie Sie ein IVR einrichten.

Voraussetzungen

Bevor Sie ein IVR einrichten, nehmen Sie eine benutzerdefinierte Ansage auf oder laden Sie eine hoch, um den Anrufern das IVR-Menü zur Verfügung zu stellen.

Verfahren

  1. Melden Sie sich im PBX-Webportal an, gehen Sie zu Anruffunktionen > IVR und klicken Sie auf Hinzufügen.

  2. Legen Sie im Reiter Grundlagen die Grundeinstellungen des IVR fest:

    • Nummer: Geben Sie eine virtuelle Nummer an, über die Anrufer auf das IVR zugreifen können. Der Standard-Nummernbereich für IVRs liegt zwischen 6200 und 6299.

    • Name: Geben Sie einen IVR-Namen ein, um es leichter identifizieren zu können.

    • Ansage: Legen Sie die IVR-Ansage fest, die die Begrüßung abspielt und den Anrufern die IVR-Menüoptionen erklärt. Die Standardansage lautet: „Wählen Sie die Nebenstellennummer oder drücken Sie die 0 für die Zentrale“. Sie können bis zu 5 Audiodateien auswählen, die das System nacheinander abspielt.

    • Anzahl der Ansagen-Wiederholungen: Legen Sie fest, wie oft die Ansage abgespielt werden soll, wenn der Anrufer während der Antwort-Zeitüberschreitung inaktiv bleibt.

    • Antwort-Zeitüberschreitung (s): Legen Sie fest, wie lange (in Sekunden) auf eine Aktion des Anrufers gewartet werden soll.

    • Ziffern-Zeitüberschreitung (s): Legen Sie fest, wie lange (in Sekunden) gewartet werden soll, bis der Anrufer die nächste Ziffer eingibt.

    • IVR Warnungsinformation: Optional. Legen Sie einen „Alert-Info-Text“ fest, der dem Alert-Info-Header in der INVITE-Anfrage für IVR-Anrufe hinzugefügt wird. Beim Empfang eines IVR-Anrufs prüft das Telefon den „Alert-Info“-Header, um zu bestimmen, welcher Klingelton verwendet werden soll.

    • Linkus-Client-spezifischer Klingelton: Wählen oder laden Sie einen benutzerdefinierten Klingelton für die Linkus-Clients der Nebenstellenbenutzer hoch. Wenn ein Benutzer einen Anruf von diesem IVR erhält, wird der festgelegte Klingelton auf seinem Linkus-Client abgespielt.

      • Hinweis: Sie können die hochgeladenen benutzerdefinierten Klingeltöne unter PBX-Einstellungen > Sprachansage > Benutzerdefinierter Klingelton verwalten. Ein benutzerdefinierter Klingelton gilt nur für den Linkus Web Client und Desktop Client. Der Linkus Mobile Client spielt den in der App konfigurierten Klingelton ab.

    • Nebenstellen wählen: Legen Sie fest, ob Anrufer bestimmte Nebenstellennummern über das IVR wählen dürfen (Deaktivieren, Alle Nebenstellen, Erlaubte Nebenstellen oder Eingeschränkte Nebenstellen).

    • Rufnummern anrufen erlauben: Legen Sie fest, ob Anrufer Nummern von Rufgruppen, Warteschlangen oder Konferenzräumen über das IVR wählen dürfen.

    • Ausgehende Routen wählen: Legen Sie fest, ob Anrufer über das IVR ausgehende Anrufe tätigen dürfen.

    • Wählen zum Abrufen von Voicemail: Legen Sie fest, ob Benutzer über das IVR ihre Voicemail abrufen dürfen.

    • #9 wählen zum Ändern der IVR-Ansage: Legen Sie fest, ob Benutzer den Funktionscode #9 wählen dürfen, um eine neue IVR-Ansage aufzunehmen und anzuwenden.

  3. Klicken Sie auf den Reiter Tastendruck-Ereignis, um ein IVR-Menü einzurichten:

    • Wählen Sie in der Dropdown-Liste Tastendruck ein Ereignis für jede Taste aus: 0-9, * und #.

    • Wählen Sie in der Dropdown-Liste Antwort-Zeitüberschreitung ein Ziel für die Anrufweiterleitung aus, falls der Anrufer innerhalb der Wiederholungsanzahl inaktiv bleibt.

    • Wählen Sie in der Dropdown-Liste Ziel bei ungültiger Eingabe ein Ziel aus, falls der Anrufer eine Ziffer eingibt, die im IVR nicht definiert ist.

    • Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Abmeldung von Anrufen zulassen. Wenn der Anruf an das Tastendruck-Ziel geleitet wird, wird er nicht aufgezeichnet, selbst wenn die Anrufaufzeichnung aktiviert ist.

  4. Klicken Sie auf Speichern und Anwenden.

 

IVR-Ansagen einrichten

Eine benutzerdefinierte Begrüßung und Ansage ermöglichen es Ihnen, Ihren Kunden ein persönlicheres Erlebnis zu bieten. Dieses Thema beschreibt, wie Sie IVR-Ansagen entsprechend Ihrem IVR-Menü einrichten.

Hintergrundinformationen

Das Pier4Voice PBX-System bietet eine Standardansage für das IVR: "Bitte wählen Sie die Nebenstellennummer oder drücken Sie die 0 für die Zentrale."

Um den Anrufern ein professionelles Image zu vermitteln und sie effektiv zum richtigen Ziel zu leiten, sollten Sie eine benutzerdefinierte Ansage aufnehmen oder eine professionell aufgenommene Audiodatei hochladen.

Methoden zur Einrichtung von IVR-Ansagen

Sie können IVR-Ansagen mit den folgenden Methoden einrichten:

Methode Beschreibung
Aufnahme über ein Telefon Das System ruft Ihre Nebenstelle oder eine bestimmte Nummer an, und Sie können die Ansage über das Telefon aufnehmen.
Hochladen einer Audiodatei Laden Sie eine vorgefertigte Audiodatei von Ihrem lokalen Computer hoch.

IVR-Ansage über ein Telefon aufnehmen

  1. Melden Sie sich im PBX-Webportal an und gehen Sie zu PBX-Einstellungen > Sprachansage > Benutzerdefinierte Ansagen.

  2. Klicken Sie auf Aufnehmen.

  3. Konfigurieren Sie im Pop-up-Fenster die folgenden Einstellungen:

    • Name: Geben Sie einen Namen für die Ansage ein.

    • Aufnahme-Nebenstelle: Geben Sie die Nebenstelle ein, die für die Aufnahme der Ansage verwendet werden soll.

  4. Klicken Sie auf Senden.

    Die angegebene Nebenstelle erhält einen Anruf vom PBX-System.

  5. Nehmen Sie den Anruf entgegen und folgen Sie den Sprachinstruktionen, um die Ansage aufzunehmen.

  6. Die aufgenommene Datei wird auf der Seite Benutzerdefinierte Ansagen angezeigt.

  7. Klicken Sie auf Speichern und Anwenden.

Eine IVR-Audiodatei hochladen

Wenn Sie eine professionelle Ansage von einem Drittanbieter haben, können Sie diese in das System hochladen.

Anforderungen an die Audiodatei:

  • Dateiformat: .wav, .WAV oder .gsm.

  • Dateigröße: Maximal 8 MB.

  • WAV-Spezifikationen:

    • PCM: 8K, 16-Bit, Mono.

    • alaw/ulaw: 8K, 8-Bit, Mono.

Schritte:

  1. Melden Sie sich im PBX-Webportal an und gehen Sie zu PBX-Einstellungen > Sprachansage > Benutzerdefinierte Ansagen.

  2. Klicken Sie auf Hochladen.

  3. Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf Durchsuchen, wählen Sie Ihre Audiodatei aus und klicken Sie auf Öffnen.

  4. Klicken Sie auf Senden.

    Die hochgeladene Datei wird auf der Seite Benutzerdefinierte Ansagen angezeigt.

  5. Klicken Sie auf Speichern und Anwenden.

Die Ansage auf ein IVR anwenden

Nachdem Sie die Ansage erstellt oder hochgeladen haben, müssen Sie diese dem entsprechenden IVR zuweisen.

  1. Gehen Sie zu Anruffunktionen > IVR.

  2. Klicken Sie neben dem gewünschten IVR auf das Bearbeiten-Symbol.

  3. Wählen Sie im Reiter Grundlagen in der Dropdown-Liste Ansage Ihre benutzerdefinierte Ansage aus.

    • Hinweis: Sie können bis zu 5 Audiodateien auswählen. Das System spielt diese in der gewählten Reihenfolge ab.

  4. Klicken Sie auf Speichern und Anwenden.