Anruffunktionen:  IVR - Namenswahl über IVR

Anrufern erlauben, per Name über das IVR zu wählen

Für Kunden, die sich nicht an die Nebenstellennummer eines Mitarbeiters erinnern, können Sie den Zugriff ermöglichen, indem diese die ersten drei Buchstaben des Vor- oder Nachnamens des Mitarbeiters in einem IVR eingeben. Dies erleichtert es den Kunden, die richtige Person zu erreichen.

Einschränkungen

Die Funktion „Nach Namen wählen“ unterstützt die Suche nach Nebenstellenbenutzern, deren Caller-ID-Namen aus englischen Buchstaben oder phonetischen Symbolen des Mandarin bestehen.

Verfahren

1. Geben Sie den Anrufernamen in einer Nebenstelle an

2. Anzeigeformat für den Caller-ID-Namen der Nebenstellen festlegen

3. IVR-Ansage anpassen

4. Konfigurieren Sie ein IVR

1. Anrufername in einer Nebenstelle festlegen

Bei der Funktion „Nach Namen wählen“ führt das IVR eine Suche auf Basis des Caller-ID-Namens einer Nebenstelle durch, der sich aus dem Vornamen und dem Nachnamen des Nebenstellenbenutzers zusammensetzt. Stellen Sie daher sicher, dass Sie den Caller-ID-Namen für die Nebenstellen konfiguriert haben.

1. Melden Sie sich im PBX-Webportal an, gehen Sie zu Nebenstelle und Trunk > Nebenstelle und bearbeiten Sie die gewünschte Nebenstelle.

2. Geben Sie im Abschnitt Benutzerinformationen den Vornamen und Nachnamen für die Nebenstelle an.

3. Klicken Sie auf Speichern und Anwenden.

2. Anzeigeformat für den Caller-ID-Namen der Nebenstellen festlegen

Bei der Suche nach Nebenstellen nach Namen beginnt das IVR am Anfang des Caller-ID-Namens der Nebenstellen. Durch Festlegen des Anzeigeformats für den Caller-ID-Namen der Nebenstellen können Sie bestimmen, wie Anrufer Mitarbeiter erreichen können – entweder nach Vorname oder nach Nachname.

1. Melden Sie sich im PBX-Webportal an, gehen Sie zu PBX-Einstellungen > Präferenzen.

2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Namensanzeigeformat ein Anzeigeformat aus.

   • Um Anrufern zu ermöglichen, Nebenstellenbenutzer nach Vornamen zu erreichen, wählen Sie Vorname Nachname mit Leerzeichen dazwischen.

   • Um Anrufern zu ermöglichen, Nebenstellenbenutzer nach Nachnamen zu erreichen, wählen Sie Nachname Vorname mit Leerzeichen dazwischen oder Nachname Vorname ohne Leerzeichen dazwischen.

3. Klicken Sie auf Speichern und Anwenden.

3. IVR-Ansage anpassen

Sie müssen eine benutzerdefinierte IVR-Ansage vorbereiten, die die Anrufer anweist, eine bestimmte Taste im IVR zu drücken, um die Funktion „Nach Namen wählen“ aufzurufen.

1. Melden Sie sich im PBX-Webportal an, gehen Sie zu PBX-Einstellungen > Sprachansage > Benutzerdefinierte Ansage.

2. Laden Sie eine benutzerdefinierte Ansage hoch oder nehmen Sie eine auf.

4. Ein IVR konfigurieren

1. Melden Sie sich im PBX-Webportal an, gehen Sie zu Anruffunktionen > IVR und bearbeiten Sie das gewünschte IVR.

2. Aktualisieren Sie die IVR-Ansage:

   • Gehen Sie zum Reiter Grundlagen. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Ansage Ihre benutzerdefinierten Ansagen aus. (Sie können bis zu 5 Audiodateien auswählen, die nacheinander abgespielt werden.)

3. Richten Sie das Tastendruck-Ziel für das IVR ein:

   • Gehen Sie zum Reiter Tastendruck-Ereignis. Wählen Sie in der Dropdown-Liste eines Tastendrucks Nach Namen wählen aus.

4. Klicken Sie auf Speichern und Anwenden.

Ergebnis

Kunden können das IVR anrufen und schnell den gewünschten Nebenstellenbenutzer suchen, indem sie die ersten 3 Buchstaben seines Namens eingeben.

Beispiel

Hier ist ein Beispiel, um den Arbeitsablauf von „Nach Namen wählen“ zu verstehen. In diesem Beispiel ist das Anzeigeformat auf Vorname Nachname eingestellt und das Ziel der Taste „1“ ist auf Nach Namen wählen konfiguriert.

Ein Anrufer ruft ein IVR an und hört die Ansage. Der Anrufer drückt „1“, um die Funktion zu starten. Nach dem Hören der Ansage1 gibt der Anrufer die ersten 3 Buchstaben des Vornamens eines Nebenstellenbenutzers ein.

Um beispielsweise nach einem Benutzer namens „Phillips Huff“ zu suchen, drückt der Anrufer 7 - 4 - 4 (für P H I) auf der Tastatur. Das IVR sucht nach der besten Übereinstimmung.

• Wenn kein Benutzer gefunden wird, spielt das IVR Ansage2 ab.

• Wenn ein Benutzer gefunden wird, spielt das IVR Ansage3 ab (Name und Nummer) und gibt Anweisungen:

  • 1: Wenn dies die gesuchte Person ist, drücken Sie jetzt die 1. (Der Anruf wird durchgestellt.)

  • *****: Andernfalls drücken Sie bitte die Stern-Taste. (Das IVR startet eine neue Suche nach weiteren Übereinstimmungen.)

Standardansagen für „Nach Namen wählen“

Pier4Voice stellt Standardansagen bereit, wenn der Anrufer die Option „Nach Namen wählen“ auswählt. Eine Ansage wird in folgenden Szenarien abgespielt: