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Anruffunktionen:  IVR - Ausgehende Anrufe über IVR tätigen - IVR aus der Ferne ändern - über IVR an externe Rufnummer weiterleiten

Anrufern erlauben, ausgehende Anrufe über das IVR zu tätigen

Dieses Thema beschreibt, wie Sie Anrufern ermöglichen, in einem IVR ausgehende Anrufe zu tätigen.

Hintergrundinformationen

Das Tätigen ausgehender Anrufe über ein IVR ist nützlich, wenn Sie zwei PBX-Systeme zwischen Hauptsitz und Niederlassung miteinander verbinden und nur auf der PBX des Hauptsitzes ein IVR eingerichtet haben. Sie können den Kunden erlauben, die Nebenstellennummer des Hauptsitzes zu wählen, um die Mitarbeiter oder Abteilungen in der Niederlassung direkt zu kontaktieren.

Voraussetzungen

  • Richten Sie die entsprechenden ausgehenden und eingehenden Routen auf den beiden miteinander verbundenen PBX-Systemen ein.

  • Laden Sie eine IVR-Ansage hoch oder nehmen Sie eine auf, welche die Kunden anweist, einen ausgehenden Anruf zu tätigen.

Verfahren

  1. Melden Sie sich im PBX-Webportal an, gehen Sie zu Anruffunktionen > IVR und bearbeiten Sie das gewünschte IVR.

  2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Ansage die aktualisierte IVR-Ansage aus.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ausgehende Routen wählen.

  4. Wählen Sie die gewünschte ausgehende Route aus dem Feld Verfügbar aus und verschieben Sie diese in das Feld Ausgewählt.

  5. Klicken Sie auf Speichern und Anwenden.

 

Anrufern erlauben, die IVR-Ansage aus der Ferne zu ändern

In Notfällen (z. B. wenn das Büro aufgrund von schlechtem Wetter früher schließen muss) müssen Sie möglicherweise die IVR-Ansage ändern. Anstatt sich mit einem Computer an der PBX anzumelden, um die IVR-Ansage zu ändern, können Sie einfach das IVR anrufen und dann einen bestimmten Funktionscode wählen, um eine neue IVR-Ansage aufzunehmen und anzuwenden.

Einschränkungen

  • Die Anzahl der benutzerdefinierten Ansagen darf das maximale Limit NICHT erreicht haben. Andernfalls können Benutzer keine neue Sprachansage für das IVR aufnehmen.

  • Eine Aufnahmezeit von maximal 2 Minuten ist zulässig.

Verfahren

  1. Melden Sie sich im PBX-Webportal an, gehen Sie zu Anruffunktionen > IVR und bearbeiten Sie das gewünschte IVR.

  2. Aktivieren Sie im Reiter Grundlagen das Kontrollkästchen Wählen von #9 zum Ändern der IVR-Ansage.

  3. Geben Sie im Feld Passwort zum Ändern der IVR-Ansage ein Passwort zur Authentifizierung ein. Anrufer müssen dieses Passwort zur Authentifizierung eingeben, um die IVR-Ansage ändern zu können.

  4. Klicken Sie auf Speichern und Anwenden.

Ergebnis

Benutzer können ein IVR anrufen, #9 wählen, das Passwort eingeben und dann der Sprachansage folgen, um eine neue IVR-Ansage über ihr Telefon aufzunehmen.

Wenn die IVR-Ansage erfolgreich ersetzt wurde, wird die vorherige Sprachansage aus der IVR-Einstellung entfernt und die neue Sprachansage wird beibehalten.

Hinweis: Die neue Sprachansage wird unter PBX-Einstellungen > Sprachansage > Benutzerdefinierte Ansage gespeichert, wobei der Name der Ansage das Format IVR {ivr_nummer} Datum {datum} Nummer {nebenstellen_nummer} hat.

Beispiel

Hier ist ein Beispiel, um den Arbeitsablauf beim Ändern der IVR-Ansage aus der Ferne zu verdeutlichen:

Während eines IVR-Anrufs wählt ein Anrufer #9 und gibt dann das Passwort zur Authentifizierung ein.

Nach dem Signalton beginnt der Anrufer mit der Aufnahme der Ansage. Wenn er fertig ist, drückt er die Taste #.

Der Anrufer kann dann eine bestimmte Taste drücken, um die Ansage zu verwalten:

  • 1: Die Ansage anhören.

  • 2: Die Ansage speichern und auf das IVR anwenden.

  • 3: Die Ansage löschen.

 

Eingehende Anrufe über das IVR an eine externe Nummer weiterleiten

Dieses Thema beschreibt, wie Sie Anrufern ermöglichen, über ein IVR eine bestimmte externe Nummer zu erreichen.

Hintergrundinformationen

Das Weiterleiten eingehender Anrufe an eine externe Nummer per IVR ist typisch und wichtig für 24/7-Dienste, wie zum Beispiel ärztliche Notdienste oder IT-Support-Services.

  • Für ärztliche Notdienste: Wenn ein Patient im IVR eines Krankenhauses anruft, kann er eine Taste drücken, um den externen ärztlichen Notdienst zu erreichen, um einen Termin zu vereinbaren oder medizinische Fragen zu stellen.

  • Für IT-Support-Services: Wenn Ihre Kunden außerhalb der Geschäftszeiten in Ihrem Büro-IVR anrufen, können Sie ihnen die Option geben, sich mit einer Notfall-Support-Hotline zu verbinden. Diese Notfall-Hotline kann die Mobiltelefonnummer eines Wartungstechnikers sein.

Voraussetzungen

Bevor Sie Anrufern erlauben, eine bestimmte externe Nummer in einem IVR zu erreichen, aktualisieren Sie Ihre IVR-Ansage so, dass sie die Anrufer anweist, eine Taste zu drücken, um die externe Nummer zu erreichen.

Verfahren

  1. Melden Sie sich im PBX-Webportal an, gehen Sie zu Anruffunktionen > IVR und bearbeiten Sie das gewünschte IVR.

  2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Ansage die aktualisierte IVR-Ansage aus.

  3. Klicken Sie auf den Reiter Tastendruck-Ereignis.

  4. Wählen Sie eine Taste aus, um das Tastendruck-Ereignis auf Externe Nummer zu setzen.

  5. Optional: Geben Sie im Feld Präfix das Präfix der ausgehenden Route ein, damit die PBX eingehende Anrufe erfolgreich an die externe Nummer weiterleiten kann.

    • Wenn das Feld „Strip“ der ausgehenden Route nicht konfiguriert ist, müssen Sie kein Präfix festlegen.

    • Wenn das Feld „Strip“ der ausgehenden Route konfiguriert ist, müssen Sie das Präfix entsprechend den Mustern (Patterns) der ausgehenden Route festlegen.

  6. Geben Sie die externe Nummer ein, z. B. die Nummer eines ärztlichen Notdienstes oder eine Mobiltelefonnummer.

  7. Klicken Sie auf Speichern und Anwenden.